Sehr verehrte Praesidentinnen, sehr geehrte Praesidenten,
liebe rotarische Freundinnen, liebe rotarische Freunde,

mit dem heutigen Governorbrief ist Halbzeit des rotarischen Jahres 2009/2010. Es ist dies auch die Gelegenheit zu einem kurzen Innehalten, zum Revue passieren lassen und zu einem Ausblick auf das zweite Halbjahr des rotarischen Jahres in der Zeit von Januar – Juni 2010.
Themen wie Mitgliedschaft, Internationalitaet, Foundation und Berufsdienst habe ich in meinen bisherigen Governorbriefen von Juli – November 2009 dargestellt und meine Sicht dazu erlaeutert.
Aus vielen Protokollen vom Dezember 2009 entnahm ich die haeufige Vorstellung und Wahl des neuen Teams der Fuehrungskraefte im rotarischen Jahr 2010-2011. Diese personellen Vorschlaege muessen aus langer Tradition bis spaetestens 31.12.2009 bei Rotary International vorliegen und auch in das neue Mitgliederverzeichnis fuer das kommende Jahr eingepflegt werden. Deshalb beschaeftige ich mich in diesem Governorbrief Dezember 2009 mit dem Thema „Strukturen und Aufbau von Rotary Clubs“.

Die Rechtsgrundlagen des Clubaufbaus und der Clubstrukturen

Die verbindliche Rechtsgrundlage fuer den Aufbau und die Struktur der Clubs ist die Verfassung und Satzung von Rotary International sowie die einheitliche Verfassung der Rotary Clubs, die jeweils nur durch den Gesetzgebenden Rat geaendert werden kann. Sie sind in dem, nach jeder Tagung des Gesetzgebenden Rates aktualisierten, Verfahrenshandbuch abgedruckt, aber auch im Internet unter www.rotary.org abrufbar.

Bei allen Fragen in den Bereichen Rotary-Verfassung, Satzung, Verfahren oder Regelungen steht mit PDG Alexander Voelker ein, bei diesen Fragen sehr erfahrenes, Mitglied des Distriktbeirats helfend fuer die Clubs zur Verfuegung. Nehmen Sie Kontakt mit PDG Alexander Voelker auf, wenn Sie Fragen dazu haben. Dies gilt auch fuer die Foerdervereine, die fuer die Zwecke der Gemeinnuetzigkeit von Spenden von den Clubs gegruendet wurden oder sich in Planung befinden.
Grundsaetzlich ist die Zusammensetzung des Vorstands in der Clubverfassung von Rotary International geregelt. Dabei werden die Funktionen Praesident, Praesident elect, Vizepraesident, Sekretaer, Schatzmeister und Clubmeister als die Amtstraeger im Sinne des Vorstands bezeichnet. In den letzten Jahren hat sich aber eine ganze Reihe von Entwicklungen ergeben, die eine Ergaenzung zu der von Rotary vorgeschlagenen Gliederung von Aufgaben sinnvoll machen.
Diese Regelungen sind Teil der ergaenzenden Clubverfassung und duerfen nicht im Widerspruch zu der von Rotary herausgegebenen einheitlichen Clubverfassung stehen.

Der Rotary Club Leadership Plan

Der Club Leadership Plan, den der Zentralvorstand im Februar 2002 verabschiedete, ist zwar nicht verbindlich, wurde aber in der Zwischenzeit in weiten Teilen der Welt bereits erfolgreich umgesetzt. Mit dem darin enthaltenen Club-Organisationsplan soll Rotary auf Clubebene gestaerkt werden, indem der Verwaltungsrahmen fuer eine effektive Clubarbeit bereit gestellt wird. Der Club Leadership Plan stellt die vier Dienstzweige (Dienst A - D), die einen erfolgreichen Clubs auszeichnen sollen, in den Vordergrund. Erfolgreiche Clubs erhalten und erweitern die Mitgliedschaft, fuehren erfolgreiche Dienstprojekte durch, unterstuetzen die Rotary Foundation und bauen Fuehrungskraefte jeweils auf Clubebene auf.

Die Implementierung des Club Leadership Plans stellt damit einen langfristigen Planzusammenhang mit der Realisierung der einzelnen Elemente vor. Er beinhaltet eine Festlegung jaehrlicher Ziele unter Einbeziehung der Planungshilfe fuer erfolgreiche Clubs in UEbereinstimmung mit den langfristigen Zielen. Durch die Clubversammlungen sollen die Mitglieder in starkem Masse in die Cluborganisation im Detail eingebunden werden. Damit sollen auch die Kommunikationskanaele zwischen Clubpraesident, Vorstand, Ausschussvorsitzenden, Clubmitgliedern, Governor, Arbeitsgruppen und Distriktausschuessen gewaehrleistet werden. Zu guter Letzt soll eine Kontinuitaet in der Fuehrung einschliesslich der Nachfolgeplanung zur Heranfuehrung nachrueckender Fuehrungskraefte erreicht werden. Natuerlich muss die Satzung des Clubs an die Ausschuss-Strukturen mit den entsprechenden Rollen und Aufgaben angepasst werden.
Trotz der weitgehenden einheitlichen Rechtsgrundlagen und einheitlicher Cluborganisation kann doch jeder Club eine eigene Clubkultur und Clubpersoenlichkeit entwickeln. Kein Club gleicht dem anderen, von regional und nationaltypischen Besonderheiten ganz abgesehen.
Diese Erfahrung durfte ich auch bei meinen bisherigen 49 Clubbesuchen in der Zeit von Juli 2009 bis November 2009 machen. Auch habe ich es als ausserordentlich sympathisch empfunden. Deshalb ist es auch so reizvoll, von der jedem Rotarier gebotenen Moeglichkeit andere Clubs zu besuchen, recht haeufig Gebrauch zu machen und so die Vielfalt rotarischen Clublebens zu erfahren.
Kein Rotarier ist unmittelbares Mitglied von Rotary International, sondern er ist Mitglied kraft seiner Mitgliedschaft in einem Rotary Club, der seinerseits Mitglied von Rotary International ist. Rotary International ist somit eine Vereinigung von (in Deutschland meist nicht eingetragenen) Vereinen der einzelnen Clubs. Der Ausbau der freund-schaftlichen Beziehungen im Club und die aktive Einbindung jedes Clubmitglieds in eine Funktion und/oder in ein Clubprojekt ist fuer eine erfolgreiche Clubentwicklung dringend erforderlich.
Fuer alle diese Aufgaben muss ein umfassender Schulungsplan entwickelt werden, damit gewaehrleistet wird, dass die Clubleitungen die angebotenen Distriktschulungen wahrnehmen, die Orientierungen fuer Neumitglieder konsistent und regelmaessig stattfinden und fuer die Mitglieder bereit gestellt werden.

Die PETS-Schulung und die Distriktversammlung

Eine wichtige Rolle spielt dabei die vom Distrikt jaehrlich angebotene PETS-Schulung fuer die Praesidenten elect und die Distriktversammlung fuer alle rotarischen Fuehrungs-kraefte in den Clubs. Die naechste Distrikt-Schulungsveranstaltung wird am 20.03.2010  in Neuhausen auf den Fildern – wie schon seit vielen Jahren – stattfinden. Die Verantwortung fuer diese Schulung obliegt Governor elect Rudolf Lachenmann.
Basierend auf der empfohlenen Satzung fuer Rotary Clubs und dem Code of Policies (Rotary Richtlinien) werden unter dem Vorstand die Clubausschuesse nach Dienst-zweigen (Clubdienst, Berufsdienst, Gemeindienst, Internationaler Dienst) zugeordnet. Wahlweise kann auch eine Struktur von Clubausschuessen nach Arbeitsbereichen (Mitgliedschaft, Dienstprojekte, Foundation, Public Relation und Clubadministration) gewaehlt werden.
Ob und welche Ausschuesse in einem Club eingerichtet werden, haengt auch von der Clubgroesse, den vorhandenen Aufgaben der jeweiligen Ausschuesse und den personellen Moeglichkeiten des Clubs ab. UEber die Zusammensetzung entscheidet
der jeweilige Praesident mit Zustimmung des Vorstands. Der Praesident ist auch kraft Amtes Mitglied in allen Ausschuessen. Die Ausschuss-Sitzungen sollten deshalb vom jeweiligen Vorsitzenden nur im Einvernehmen mit dem Praesidenten einberufen werden.
Die deutschen Clubs halten weitgehend an den bisher bewaehrten Strukturen mit den beschriebenen Dienstzweigen (A - D) fest. Dies scheint umso mehr berechtigt, als der Gesetzgebende Rat im Jahre 2007 die vier Dienstzweige erstmals ausdruecklich in die Standard-Clubverfassung aufgenommen hat. Bei meinen Clubbesuchen hat sich u. a. auch gezeigt, dass bei den meisten Clubs im Distrikt 1830 die vier Dienstzweige in die Organisationsstruktur eingebunden wurden.
Bei der Vorstandsfunktion „Sekretaer“ gibt es in den Clubs zunehmend einen oder mehrere Berichter, die die Arbeit des Sekretaers entlasten und die Protokollarbeiten ueber die gehaltenen Club-Vortraege uebernehmen. Ausserdem gibt es in den meisten Clubs einen zweiten Sekretaer, der bei Abwesenheit des ersten Sekretaers die Vertretung uebernehmen kann.

Die Clubausschuesse

Auch im Clubdienst (A) hat sich bei fast allen Club ein Aufnahmeausschuss gebildet, der sich mit den Fragen der Mitgliederentwicklung und mit konkreten moeglichen Neuaufnahmen von Mitgliedern befasst, die entsprechenden Vorabarbeiten dazu uebernimmt und dem Vorstand Vorschlaege fuer Neuaufnahmen unterbreitet.

Weiterhin werden zunehmend Beauftragte fuer folgende Aufgaben in den Clubs er-nannt, die entweder einzeln oder als Ausschuesse mit mehreren Mitgliedern fungieren:

- Foundation
- Jugenddienst
- Rotaract
- Internet
- Wasserprojekte
- Presse- und OEffentlichkeitsarbeit
- Archivwesen zur Aufbewahrung der Clubhistorie
- Kassenpruefer

Viele Clubs sind auch dazu uebergegangen, neben dem Praesidenten elect einen Praesidenten nominee fuer das uebernaechst folgende rotarische Jahr zu benennen, um die langfristige Planung der Freunde zu unterstuetzen. Teilweise gibt es auch Vize-praesidenten in den Clubs, die nicht automatisch im Folgejahr Praesident werden, sondern als Vertreter des Praesidenten fungieren.
Oftmals wird auch ueber die Amtszeiten in den Clubs diskutiert. Dabei gilt grundsaetzlich, dass der Praesident fuer ein rotarisches Jahr gewaehlt und fuer die Fuehrung des Clubs verantwortlich zeichnet und ein Wechsel im Praesidentenamt jaehrlich stattfinden muss.
Bei den Mitgliedern des Vorstands bzw. der Ausschuesse sind oftmals laengere Perioden vorstellbar. So sind in der Regel die Schatzmeister am laengsten mit der Aufgabe „Finanzen“ beschaeftigt. Auch die Assistant Governor werden auf die Dauer von drei Jahren vom Distriktgovernor bestellt. Dies gilt auch fuer die Mitglieder des Distriktbeirats.
Im Distriktbeirat sind die Clubfunktionen (Dienste und Ausschuesse) weitestgehend personell abgebildet, so dass ein direkter Kontakt mit dem Distrikt auf Fachebenen moeglich und sinnvoll ist.
 
Literatur

Die vielfaeltigen Moeglichkeiten einer Cluborganisation finden Sie in der ausgezeichneten neuen Schrift „Rotary Wissen“ (Preis bei Einzelbestellung € 5,90), die ueber den Rotary Verlag GmbH (E-Mail verlag@rotary.de) bezogen werden kann. Nuetzlich ist das jeweils aktuelle Verfahrenshandbuch (Preis bei Einzelbestellung $ 8,00 - Bestellnummer
035-DE). Die Schrift „Club Leadership Plan - Organisationsstruktur fuer Rotary Club“ - Form 245 DE - (707) kann unter www.rotary.org bestellt werden.

Nutzen Sie den Besuch beim naechsten PETS-Seminar am 20. Maerz 2010, um Ihre offenen Fragen zu stellen.

Die Assistant Governor im Distrikt 1830 werden den Clubleitungen bei allen Fragen hinsichtlich dem Aufbau und der Struktur ihres Clubs mit Rat und Tat zu Seite stehen. „Der Club-Organisationsplan fuehrt zu erfolgreichen Clubs, die zum Wohle ihres Gemeinwesens und der ganzen Welt wirken koennen“ aus der Schrift „Staerken auch Sie Ihren Club mit dem Club Organisationsplan“.


Herzlichen Dank fuer die vertrauensvolle Zusammenarbeit

Abschliessend darf ich mich fuer die freundschaftliche und konstruktive Zusammenarbeit im ersten Halbjahr des rotarischen Jahres 2009/2010 bei Ihnen bedanken. Es hat mir viel Freude gemacht, die positiven Entwicklungen der Clubs zu erleben und zu sehen, wie engagiert unsere Clubs sich mit ihren Mitgliedern fuer die umfangreichen und komplexen zukuenftig vor uns stehenden Aufgaben vorbereiten.

Ihnen allen wuensche ich fuer das Neue Jahr 2010 viel Freude bei Ihrer taeglichen Arbeit, verbunden mit dem Wunsch nach viel Glueck und Erfolg.

Moege uns das Neue Jahr dem Frieden auf der Welt ein weiteres Stueck naeher bringen.

Mit herzlichen rotarischen Gruessen
Ihr
 
Helmut Steeb
Governor 2009-2010
Distrikt 1830

Anlagen
- Termine und Personalia Distrikt 1830

Die beiden folgenden Anlagen zum Governorbrief finden Sie auf der Internetseite www.rotary1830.org bei Governorbrief Dezember und koennen dort abgerufen werden.

- Rotary Club Leadership Plan (pdf) (2 MB)
- Rotary Club Leadership Plan (PPT) (2 MB)

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