Email, die Rotary betrifft, sollte "Rotary" in der Betreff-Zeile ("subject") enthalten.
Jede Rotary Email sollte mit dem Namen und der (rotarischen) Funktion des Absenders unterzeichnet sein, also eine so genannte "Signatur" enthalten.
Kein Rotarier sollte ohne sein vorheriges Einverständnis in eine "e-group" oder eine andere Verteilerliste aufgenommen werden.
Ausgenommen sind Amtsträger wie z.B. R.I. Directors, Treuhänder, District Governors, District Governors Elect, District Governors Nominee, DICOs1 , CICOs2 und Clubpräsidenten (diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit).
Von den unter 3. genannten Amtsträgern wird angenommen, dass sie mit der Übernahme der Rechte und Pflichten ihres Amtes auch ihr Einverständnis gegeben haben, Emails zu empfangen, welche dieses Amt betreffen.
Niemand sollte annehmen, dass eine Email zugestellt wurde, so lange der Empfänger dies nicht bestätigt hat.
E-groups und andere Verteilerlisten sollen nicht benutzt werden, um politische Ansichten auszudrücken oder "spam" (unnütze Inhalte) wie Witze und Ähnliches zu verbreiten.
Alle Regeln und Verfahren aus dem Rotary International Verfahrenshandbuch, die Rundschreiben betreffen, sollen auch auf Email-Kommunikation angewendet werden.
Email-Listen sollen auf keinen Fall öffentlich verbreitet werden. Websites, die Mailinglisten oder Email-Adressen (außer der des Webmasters) enthalten, sollten durch Passwort geschützt werden. Ein solches Passwort sollte auf keinen Fall an Nichtrotarier weiter gegeben werden.4
Alle Email-Nutzer werden aufgefordert, eine aktuelle Version eines Virenscanners auf ihrem Computer vorzuhalten.
Wo irgend möglich, sollten Email-Anhänge vermieden werden. Kopieren Sie Text aus Ihrer Textverarbeitung und fügen Sie sie in den Textteil ("Body") Ihrer Email ein. Wo ein Anhang unvermeidbar ist, prüfen Sie ihn vorher auf Viren.
Halten Sie Emails kurz. Leiten Sie keine Emails ohne die Zustimmung des Absenders weiter. Vermeiden Sie Kopien an eine Vielzahl von Rotariern.
Anmerkungen
In der Regel erfolgt eine Mitteilung des Email-Providers, wenn eine Email aus technischen Gründen nicht zugestellt werden konnte ("Delivery Failure"). Eine technisch erfolgreiche Zustellung bedeutet jedoch nicht, dass der Empfänger die Mail auch gelesen hat.
Ausnahme: Wenn der Inhaber einer Email-Adresse dem ausdrücklich zugestimmt hat, kann die Adresse auch öffentlich sichtbar sein.
Achten Sie bitte auch auf die Dateigröße von Anhängen und nutzen Sie Kompressionsverfahren (z.B. PDF).
Nutzen Sie für Verteilerlisten möglichst das "Bcc"-Feld. Dadurch bleibt die Verteilerliste verborgen und der Empfänger sieht sofort den Inhalt der Email.
