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Dienste/Beirat - Distriktsekretär 30. Januar 2019
 
Aufgaben und Terminkalender des Clubsekretärs



Wöchentliche Aufgaben:

Dem Präsidenten bei den Vorbereitungen für die wöchentlichen Zusammenkünfte behilflich sein. Mithilfe bei besonderen Treffen wie Clubversammlungen, zwanglosen Gesprächen, Städtetreffen und Club-Foren.

Monatliche Aufgaben:

Senden Sie den Mitgliedschafts- und Präsenzbericht sofort nach der letzten Zusammenkunft des Monats dem Distriktgovernor.


März - April - Mai - Juni (vor Amtsantritt)

o Informieren Sie sich durch Studium der Rotary-Literatur. 
o Besprechungen mit dem abtretenden Sekretär.
o Teilnahme an der Distriktsversammlung.
o Teilnahme an inoffiziellen Sitzungen des neuen Clubvorstandes.
o Unterstützung des zukünftigen Präsidenten bei der Aufstellung von Clubzielen, unter Verwendung der Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs.
o Teilnahme an Vorstandssitzungen auf Einladung hin.

Juli - Monat der Alphabetisierung
o Ausfüllen des Halbjahresberichtes und Übersendung an das Europa/Afrika Büro des Sekretariats von RI (Doppel an den Distriktgovernor).
o Übernahme aller Clubakten sowie der Verantwortung für das Verfahrenshandbuch (035-GE) vom abtretenden Sekretär.
o Versand der Clubbeitragsrechnungen sowie Ausstellung der Mitgliedskarten.
o Teilnahme an der Clubversammlung.
o Mithilfe bei der Vorbereitung für den offiziellen Besuch des
Distriktgovernors oder eventuellen sich daraus ergebenden Arbeiten.

August - Monat der Mitgliedschaftserweiterung
o Überprüfung der Lage in bezug auf Mitgliederbeiträge und diesbezügliche Berichterstattung an den Vorstand.
September - Monat der neuen Generation
o Zusammenarbeit mit dem Präsidenten betreffend Nominierung von Kandidaten für Clubämter.
Oktober - Berufsdienstmonat
o Anteilmässige Beiträge einsenden sowie Formular für alle neuen (keine Ehren-) Mitglieder, die im Juli, August und September aufgenommen wurden.
November - Rotary-Stiftungsmonat
o Mithilfe am Wahlverfahren für die kommende Jahreshauptversammlung, die bis Ende Dezember abgehalten werden muss.
Dezember
o Vorbereitungsarbeiten für die Jahreshauptversammlung.
o Ausfüllen des Vordrucks Angaben für das Verzeichnis, der Ihnen zugestellt wurde, und sofortige Weiterleitung an Governor, Governor-Elect und Sekretariat. Die Unterlagen müssen bis Ende Januar eintreffen.
Januar - Rotary-Bewusstseinsmonat
o Ausfüllen des Halbjahresberichtes und Übersendung an das Zürcher Büro des Sekretariats von RI (Doppel an den Distriktgovernor).
o Mithilfe bei den Vorbereitungen für die Clubversammlung. c Zusammenarbeit mit dem Präsidenten und dem Vorstand bei der Durchsicht des Tätigkeitsprogramms und der Vorbereitung des halbjährlichen Rechenschaftsberichtes.
o Versand der Clubbeitragsrechnungen an alle Mitglieder. Eintragung der Zahlungen und Ausstellung der Mitgliedskarten.
o Die Unterlagen für das Official Directory müssen bis Ende Januar beim Sekretariat eintreffen.
Februar - Weltverständigungsmonat
o Überprüfung des Standes der Mitgliederbeiträge und diesbezügliche Berichterstattung an den Vorstand.
April - Zeitschriftenmonat
o Anteilmässige Beiträge einsenden sowie Formular für alle neuen (keine Ehren-) Mitglieder, die im Januar, Februar und März aufgenommen wurden.
o Beginnen Sie, Ihren Nachfolger über die Arbeit eines Sekretärs zu informieren.
Mai
o Vorbereitung der Vollmachten für die Delegierten am Jahreskongress von RI.
Juni
o Unterstützung des Präsidenten bei den Vorbereitungen für die letzte Zusammenkunft des Rotary-Jahres.
o Verfassung Ihres Jahresberichtes.
o Unterstützung des Präsidenten beim Nachtragen der Clubgeschichte.
o Besprechung mit Ihrem Nachfolger. Übergeben Sie ihm die Clubakten sowie die Verantwortung für alles Clubeigentum.


aus Handbuch für den Clubsekretär



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