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RO.CAS Newsletter-Archiv


Nr. 1 (April 2007)

An alle Rotary Clubs im Distrikt 1830,
An alle Zuständigen in Sachen RO.CAS


Verehrte rotarische Freundinnen und Freunde,


Sie erhalten diesen neuen Newsletter (RO.CAS-Newsletter) per E-Mail, da ich Sie als „Zielgruppe“ dafür ausgemacht habe. Entweder sind Sie Präsident, Sekretär oder Internetbeauftragter in Ihrem Club oder Sie werden es im nächsten Jahr sein, oder ich hatte Sie als RO.CAS-Interessent notiert.
Meine Bitte: Teilen Sie mir doch mit, wenn Sie in Zukunft keinen Newsletter in Sachen RO.CAS erhalten wollen oder wenn der Newsletter auch, oder anstatt, an jemand anderen in Ihrem Club gesandt werden soll. Es ist mir wichtig, dass alle, die mit dem Thema befasst sind, am Informationsfluß teilnehmen
Dieser Newsletter soll heute zum ersten Mal – und zukünftig regelmäßig – aktuelle Informationen zum Thema RO.CAS an alle Clubs im Distrikt 1830 bringen.
Ziel ist eine regelmäßige Form zu finden, um schnell Aktuelles und Wichtiges für die in den Clubs zuständigen Freundinnen und Freunde zusammenzustellen.


1. RO.CAS – Was ist das ?
Alle Informationen zu RO.CAS habe ich in einer Beilage zum Governorbrief 02/2007 zusammengestellt. Diese Beilage füge ich diesem Newsletter noch mal bei. Bitte beachten Sie auch unseren umfangreichen Artikel im nächsten Rotary Magazin (04/2007) das ca. am 10. 04.2007 erscheinen wird.


2. RO.CAS - Stand der Dinge
Für alle Clubs im Distrikt 1830 ist RO.CAS in der Version 1.0 seit 13.2.2007 verfügbar.
RO.CAS wird gefüllt, mit den Daten des Rotary-Mitgliederverzeichnisses, Stand 28.11.2006, an Ihren Club zur Verfügung gestellt.
Die Zugangsdaten zu RO.CAS können bei mir angefordert werden. ROCAS@rotary1830.org

Die wesentlichen Teile für den Einsatz in den Clubs sind fertig gestellt. Die Entwicklung geht weiter und eine Reihe von zusätzlichen Funktionen sind inzwischen dazu gekommen. Die wichtigsten sind:
- die Präsenzberechnung von Meeting und Wochenpräsenzen des Clubs ist fertig gestellt. Die Präsenzdaten brauchen damit nicht mehr an den Distrikt gemeldet zu werden, wenn der Club diese mit RO.CAS ermittelt. Sie werden automatisch in der zusammengefassten Monatsform für den Distrikt bereitgestellt.
- die Wochenberichte werden ebenfalls, sobald sie vom Club veröffentlicht wurden, auch im Distriktarchiv bereitgestellt. Ein Versenden der Wochenberichte an den Distrikt ist daher ebenfalls bei diesen Clubs nicht mehr nötig.
 
3. RO.CAS und Homepage-Verknüpfung
In RO.CAS gepflegte Termine werden automatisch in die Homepage gestellt. (Beispiel: Rotary Club Stuttgart-Solitude) . Erledigte Termine werden in der Homepage nicht mehr angezeigt !
In RO.CAS erstellte Wochenberichte werden automatisch in die Homepage gestellt (im geschützten Bereich)  . Damit sind sie auch für den Distrikt-Berichterstatter zu sehen und brauchen nicht mehr zugestellt werden !


4. Information über das Ergebnis zu RO.CAS der Governorrat-Sitzung vom 17.3.2007
Einstimmig und mit allgemein großer, teilweise sogar begeisterter Zustimmung wurde die Empfehlung zur Einführung von RO.CAS für alle Distrikte zum 1.7.2007 beschlossen.
Grundlage dafür ist, dass ein entsprechender Vertrag zwischen dem Rotary Verlag, den Distrikten/Clubs und der Software Agentur Henworx abgeschlossen wird.


5. **** Sterne Clubs ?
Um – auch für Sie – eine Übersicht über die RO.CAS-Aktivitäten der einzelnen Clubs zu erhalten, geben wir den Clubs je nach Status 1-4 Sterne. Derzeit kann man maximal 4 Sterne erreichen. Dabei bedeutet:
1 *     = Login aktiv
2 *     = Mitgliederdaten gepflegt, Test, Schulungen
3 *     = Wochenbericht wird mit RO.CAS erstellt (inkl. Präsenzen +
              Beurlaubungen)
4 *     = Automatischer Datentransfer (Termine, Wochenberichte) ins
              Internet
Schauen Sie doch hier mal nach: ! 
 
6. Wie geht es weiter mit RO.CAS?
Auf die Incoming Sekretäre werde ich in Kürze zukommen um eine Schulungsveranstaltung zu organisieren. Dabei ist an den Zeitraum Mai/Juni gedacht. Es werden 3-4 Veranstaltungen in den Regionen geplant. Die Termine hängen vor allem vom Treffpunkt ab. Hier bin ich noch auf der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten mit einem schnellen Internetzugang, in denen sich 6-10 Freunde versammeln können. Sollten Sie hierbei helfen können, bin ich für ein Feedback dankbar.
Bis zum 30.06.2007 kann RO.CAS zum Testen kostenfrei erlernt werden. Ab 01.07.2007  wird es "Ernst". RO.CAS sollte dann Standard sein in allen Clubs für Mitgliederpflege, Berichtserstellung und Präsenzermittlung. Bereits zum Jahresende 2007 sollen die Mitgliederdaten aus dem Bestand von RO.CAS vom Rotary-Verlag für die Erstellung des Mitgliederverzeichnisses herangezogen werden. Das bedeutet: bis dahin sollten die Mitgliederdaten zumindest für den Austauschbereich mit dem Verlag à-jour sein. Ab 01.07.2007 wird RO.CAS kostenpflichtig.


7. Was kostet RO.CAS ?
RO.CAS kostet 100,- EUR + Mwst. (119,- EUR) im Jahr pro Club. Die Abrechnung erfolgt über den Distrikt. Sollte Ihr Club bereits seine Homepage über den Distrikt erstellen (150,- EUR im Jahr pro Club) , wird ein attraktives Preispaket „geschnürt“. Internet und RO.CAS kosten dann zusammen nur 240,- EUR incl. Mwst im Jahr pro Club.
RO.CAS oder die Homepage sind dann 29,- EUR günstiger, je nach dem wie Sie das sehen wollen. Zusammen also nur 20,- EUR pro Monat pro Club. Das sollte Ihnen die Arbeits-, Kosten- und Zeitersparnis Ihres Sekretärs schon wert sein.


8. Tipps für die tägliche Arbeit mit RO.CAS
Wochenberichte:

Es gibt seit kurzem ein drittes Layout für die Erstellung von Wochenberichten: Newsletter Easy genannt. Es ist deutlich einfacher in der Handhabung, als der normale Newsletter (zwar nicht ganz so attraktiv, aber durchaus im ähnlichen Stil). Für den Start und die ersten Monate empfiehlt sich dieses Format. Sie können jederzeit umsteigen, falls Sie mit dem Normalen Newsletter Schwierigkeiten haben. Bei Neuanfängern empfehlen wir jetzt, damit erst mal anzufangen. (Im Menübereich Wochenberichte unter Allgemeine Einstellung einfach diese Variante wählen)


Meetings und weitere Termine in der Woche:
Achtung, es gibt nur ein Meeting pro Woche ! Jede andere Veranstaltung (auch Bereitschaftsdient/Stallwache) ist unter  Termine/Sonderveranstaltungen anzulegen. Präsenzen für die Sonderveranstaltungen werden dann unter Präsenz/Präsenzerfassung eingetragen. Das geht schnell und einfach: per Klick die Anwesenheit in der Liste der Sonderveranstaltung eintragen, Speichern - fertig! Alle Rechnungen erfolgen nun automatisch. Schauen Sie sich unter Präsenz/Präsenzauswertung Ihre Ergebnisse an: alles ist drin. Neu ist dabei für Sie: es gibt zwei Präsenzwerte jede Woche: die Meetingpräsenz in %: die Anwesenheitsquote beim Meeting selbst; dazu die Wochenpräsenz in %: die rechnerische Anrechnung von Zusatzpräsenzen in der entsprechenden Woche. (immer gleich oder höher, als die Meetingpräsenz). Nur dieser Wert geht in die Distrikts-Monatsmeldung ein. Der Distrikt erhält nur einen Wert pro Monat (siehe auch die Übersicht in Präsenzauswertung "Monat").
Damit Sie genau protokollieren können, welche Sonder- und Zusatzpräsenzen erfasst worden sind, gibt es den Monats-Extrapräsenzenbericht. Dieser stellt zusammen, was im letzten Monat an derartigen Werten zusammengekommen ist. Diese Auswertung ist in Vorbereitung und in den nächsten Tagen verfügbar.
Immer wieder gestellt wird die Frage: was mache ich mit Stallwachen und den Sonderveranstaltungen? Welche davon gilt als Meeting, welche als Sonder? Unsere Empfehlung: Entweder zusammenfassen in eine Doppelveranstaltung (das kann man gut im Text des Wochenberichts erläutern) und die Präsenzen eben in einer Liste erfassen; oder den regulären Termin als Meeting und die Sonderveranstaltung auch als solche führen.


Präsenzerfassungen:
In der Liste oder einzeln? Im Grunde können an drei verschiedenen Stellen je nach Zusammenhang die Anwesenheit und die Präsenz aufgenommen und eingegeben werden: 1. im Wochenbericht (Reiter "Präsenz"); 2. in der Präsenzerfassungsliste zu Sonderterminen (im Hauptmenü Präsenz, Untermenüpunkt Präsenzerfassung); 3. unter Präsenzerfüllung als Eingabe von Einzelpräsenzen je Person, typisch für Auswärtspräsenzen.
Bitte beachten: nie Präsenzen doppelt eingeben. Gruppenveranstaltungen werden nur in der Präsenzerfassungsliste aufgenommen, bitte nicht noch einmal einzeln (dieser Fehler wird häufiger gemacht. In Kürze gibt es ein Protokoll, dass Ihnen anzeigt, welche Zusatzpräsenzen entstanden sind und zu welchem Termin sie zugerechnet wurden. Clevere Sekretäre können die Vorabversion schon finden, wenn sie auf ein versteckten Link ca. 1 cm rechts neben der Überschrift Präsenzauswertung klicken. Der Pfeilcursor wird dann zu einer Hand: Klicken und die Liste baut sich auf. (Derartige versteckte Funktionen nennt man jahreszeitlich passend auch "Easteregg"). In Kürze gibt es diesen Bericht auch offiziell und "unversteckt". Dann noch etwas besser aufgemacht.


Postversand von Wochenberichten:
Bequeme Adressierung per Umschlagdruck! Ein schönes Feature ist noch nicht allen bekannt: der Postversand von Wochenberichten wird sehr vereinfacht, wenn man die Adressen der Empfänger mit der Funktion "Umschläge drucken" erledigt. Alle Clubmitglieder und Partner, die den Wochenbericht per Post zugesandt bekommen möchten, müssen unter "Mitglieder" entsprechend bei "Wochenbericht" ausgewählt werden mit der Funktion "per Post", dann wird der Umschlag automatisch mit der Gruppe gedruckt. Bei Mitgliedern findet sich diese Einstellung im Reiter "Club", bei Partnern im Reiter "Familie". Diese Einstellung gilt für Partner auch für verstorbene Ehemalige Mitglieder (typisch: der Versand des Wochenberichts an die Witwen verstorbener Clubmitglieder).


Wochenbericht per E-Mail auch an die Partner senden:
Diese Funktion ist in RO.CAS ausdrücklich vorgesehen. Sehr zweckmäßig ist es, dass der Ehepartner, die Ehefrau eine eigene E-Mail für den Wochenbericht erhalten. Denn die Information sollte nicht davon abhängen, ob man den Bericht ausdruckt und weitergibt. Die Einstellung dazu erfolgt unter dem Reiter "Familie" im Feld Wochenbericht.


9. Wo finde ich Informationen?
Dieser Newsletter ist nur eine zusammengefasst Information. Im folgenden erhalten Sie Links, wo Sie genaueres oder Einzelheiten erfahren.


Einführung in RO.CAS:

Die ersten Schritte mit RO.CAS: 

RO.CAS für Beginners...   

Online-Hilfe und Anleitung:

Tutorial mit Screenshots:


10. Fragen und Hotline
Wenn Sie Fragen zu RO.CAS haben, schreiben Sie eine E-Mail an Rocas@rotary1830.org


Mit herzlichen Grüssen in rotarischer Verbundenheit
Ihr

Bernhard Kulisch
Beauftragter des Rotary Distriktbeirates 1830 für Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit 2006-07


Anlage:




Hinweis zum Versand des RO.CAS Newsletter:
Sie erhalten fortan den RO.CAS-Newsletter aufgrund Ihrer Position im Vorstand Ihres Clubs. Dieser Newsletter geht an alle Präsidenten und Sekretäre sowie Internetbeauftragten, den Distriktbeirat und an alle RO.CAS-Interessierten.
Möchten Sie diesen Service nicht nutzen, genügt eine kurze Antwort an den Absender mit Angabe Ihres Namen und Clubs und wir löschen Ihre E-Mail-Adresse aus diesem Verteiler.
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Besonders dankbar sind wir Ihnen auch, wenn Sie uns ggf. alternative oder zusätzliche Empfänger nennen, die wir auf den Verteiler nehmen können.
Der Versand erfolgt als HTML-Mail.
Den RO.CAS Newsletter Nr. 1 2007 finden Sie hier im Internet. Für alle die Schwierigkeiten mit der Darstellung haben ( z.B. bei T-Online) hängt dieser Newsletter nochmal in einer druckbaren PDF-Ausgabe an.
Den RO.CAS Newsletter Nr. 1 2007 erhalten 250 Empfänger per E-Mail.


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